É muito comum escutarmos que grandes empresas da área de TI e do mercado financeiro conseguem manter uma organização interna para que as informações sigam uma linha de segurança. Em uma agência de comunicação não é muito diferente. Um bom profissional de Relações Públicas deve saber criar uma forma de organização conjunta com os membros de sua equipe, para que as informações e trabalhos já prestados para um cliente se mantenham arquivados. Mas por que investir em uma organização interna?

Uma boa gestão ajuda a manter e realizar as divisões das tarefas, fazendo com que a empresa consiga se comunicar e saber o que cada funcionário está realizando, maximizando a capacidade da funcionalidade de cada um. Dessa maneira, um profissional de Relações Públicas organizado consegue entregar resultados ainda melhores para seus clientes.

Como funciona?

É possível que as empresas de comunicação utilizem o armazenamento em nuvem que funciona da seguinte maneira: cada cliente terá um arquivo. Esta pasta armazenada dentro de um computador será composta por diversas divisões como press release, relatório mensal, clipping, artigo, sugestão de pauta, imagens e material de apoio, que em geral são as principais ferramentas utilizadas por um profissional de relações públicas. Todas estas informações devem estar divididas por ano e mês dentro do arquivo de cada cliente, facilitando o acesso dos funcionários, caso precisem encontrar um material já utilizado anteriormente.

Assim, se um funcionário sai de férias, por exemplo, o outro que ficar em seu lugar nesse determinado tempo, conseguirá acessar todos os press releases, artigos, relatórios, clipping que já haviam sido arquivados pelo outro funcionário. Além disso, a equipe consegue passar para o cliente todo um feedback que foi deixado pelo outro e consegue também dar uma continuidade naquilo que já havia sido iniciado.

A organização interna também serve para facilitar a comunicação dos membros da equipe de uma empresa. Se alguém está em uma reunião externa ou não pode atender o cliente por algum motivo, outra pessoa poderá acessar as informações que estarão salvas dentro da nuvem e repassar para o cliente de uma maneira efetiva, para que o mesmo seja bem atendido durante o tempo de contrato.

Sendo assim, o cliente cria um vínculo com a equipe inteira, não apenas com um colaborador da agência, tornando esta relação o menos burocrática e mais eficiente, pois todos os envolvidos estarão integrados com os assuntos da empresa/cliente.